A sociedade é hoje marcada pela urgência de acelerar a digitalização das atividades, imposta por circunstâncias inesperadas que apanharam de surpresa as empresas e organizações em todo o mundo. Neste panorama ganham relevo as soluções de Gestão Documental, nomeadamente o Continia Document Capture.
A sociedade é hoje marcada pela urgência de acelerar a digitalização das atividades, imposta por circunstâncias inesperadas que apanharam de surpresa as empresas e organizações em todo o mundo. De um momento para o outro, o gestor vê-se a braços com a necessidade de reestruturar processos de trabalho, com todos os desafios inerentes a esta mudança, dos quais destacamos a introdução de novas ferramentas tecnológicas.
Se antes, um gestor poderia protelar a renovação tecnológica, passando este tema para segundo plano, hoje tal é impensável. E novas ferramentas impõem novos processos de trabalhos, nova gestão de tarefas rotineiras, formação dos utilizadores, uma necessidade de controlo de resultados e indicadores à distância e uma rápida adaptação a esta nova realidade.
É neste panorama que soluções de Gestão Documental ganham relevo nas organizações mais do nunca. Para o utilizador do ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central, a solução Continia Document Capture permite-lhe digitalizar faturas e outros documentos diretamente do ERP poupando horas de trabalho manual e diminuindo substancialmente o erro humano.
A solução da Continia otimiza e automatiza todos os processos do fluxo de trabalho, desde a receção de um documento até à sua posterior pesquisa. Possibilita em simultâneo o registo automático de documentos, a extração de dados via OCR (Optical Character Recognition), um fluxo de aprovação avançado e um arquivo digital pesquisável e totalmente indexado. E os documentos em papel podem ser digitalizados e registados da mesma maneira.
Apontamos como principal benefício desta solução o ganho de tempo e eficiência no tratamento da informação não-estruturada, nomeadamente no registo, no processo de aprovação, no arquivo digital e na pesquisa de documentos, com um rápido retorno do investimento.
Várias empresas, de sectores muito diversos, têm adotado esta solução face aos seus benefícios. A Arquiconsult assistiu a um notório aumento de clientes desta solução tanto no território nacional como internacional e acredita que esta tendência se manterá.
