A complexidade é uma das principais causas de implementações de ERP parciais ou completamente falhadas. Os funcionários que querem manter os velhos hábitos, mas tão familiares, podem colocar uma bomba no seu projeto com essa atitude. E isto é especialmente verdade se a sua organização estiver ativa em mercados altamente competitivos com produtos ou serviços que são mais ou menos equivalentes. A questão-chave é como limitar o grau de complexidade mesmo antes do início da implementação. E assim aumentar as suas hipóteses de sucesso.
Se houver algo por onde escolher, a maioria dos potenciais novos clientes prefere fazer negócio com um fornecedor com processos simples e uma organização transparente do que com um que seja complexo. Os candidatos também preferem começar numa empresa clara e logicamente organizada em vez de numa organização complexa.
Então, quem beneficia efetivamente da complexidade? Embora a maioria das pessoas prefira a simplicidade em vez da complexidade, muitas implementações de ERP continuam a perecer devido a essa mesma complexidade. Aqui estão três sugestões para evitar a complexidade.
1) Ignore os dez por cento mais importantes da sua RFI (Request for Information)
Para determinar o que o novo sistema deve ser capaz de fazer, muitas empresas elaboram o chamado Pedido de Informação. Estes são os requisitos e desejos agrupados de todos os departamentos e funcionários. Dica: classifique todos os desejos de acordo com o grau de complexidade e salte os dez por cento mais importantes para a primeira fase. Isto ajuda-o de forma muito concreta a entrar em funcionamento rapidamente e dentro do orçamento. Em seguida, determine se esses desejos complexos ainda são suficientemente urgentes e relevantes para terem uma hipótese na segunda fase.
2) Um caso de negócio por pedido de mudança
A nossa espécie humana não é muito boa a mudar. Por isso, é lógico que surjam muitos pedidos de personalização. Como resultado, há sempre uma nova complexidade à espreita. Sugestão: convide os seus colegas a apresentarem os seus desejos em formato de “business case”. Determine aproximadamente os custos adicionais de desenvolvimento, teste e manutenção a longo prazo da personalização pretendida. E peça à pessoa que apresenta o pedido para indicar se, e quando, este investimento será recuperado de forma concreta.
3) Aprovação do seu Diretor Executivo
Alguns dos seus desejos de personalização só surgem durante a implementação. E isso faz sentido. Afinal de contas, as amplas possibilidades da nova solução ERP entusiasmam a equipa. No entanto, não é incomum que o desejo de adaptar o novo sistema de tal forma que ele se assemelhe à solução antiga . Isto permite que as pessoas permaneçam na sua zona de conforto. Dica: como regra, considere definir que qualquer ajuste solicitado durante a implementação e também na fase de utilização requer um acordo formal do seu CEO. Isto irá certamente impedir que a sua nova solução e os seus processos empresariais se tornem desnecessariamente complexos.
Em resumo: evitar (novas) complexidades durante a fase de seleção e implementação contribui de forma muito concreta para aumentar as hipóteses de sucesso do projeto a longo prazo.
