Como chegamos à necessidade de informatizar para melhor gerir os recursos humanos? Porque é que as boas práticas de gestão andam de mão dada com a informatização de processos?
Como chegamos à necessidade de informatizar para melhor gerir os recursos humanos? Porque é que as boas práticas de gestão andam de mão dada com a informatização de processos? A resposta é simples e passa pela necessidade de reunir indicadores nem sempre facilmente tangíveis de quantificar, porque gerir o capital humano é bem diferente de gerir o capital financeiro. Portanto, a palavra-chave será: Quantificar!
Quantas vezes um gestor se deparou com a dificuldade de quantificar elementos como: graus de eficácia, satisfação, envolvimento, expectativas, retorno de formação e outros elementos que fazem parte do difícil que é gerir pessoas? Muitas!
E nem sempre é possível ter num relatório estes elementos quantificados, até porque gerir pessoas é também, gerir emoções, mediar conflitos, superar ambições, promover bem-estar, proporcionar crescimento e reter talentos.
Pois bem, mas se em muitas das vezes, continuaremos a não conseguir apurar esses números de forma exata, poderemos ter elementos reunidos numa plataforma de gestão que nos dê indicadores com maior grau de fiabilidade para chegar a algumas conclusões. Tornar a tomada de decisão mais facilitada ou sustentada.
Há muito que ultrapassamos a paradigma de gestão simples, em que gerir pessoas significava meramente, gestão de admissões, absentismo e remunerações. Com o decorrer dos tempos, gestão de recursos humanos significa muito mais. É dada uma importância ao indivíduo que outrora não existia. O colaborador continua a ser visto como um recurso, mas é agora mais valorizado pela sua capacidade de trabalho, em função das suas competências, capacidade de se ajustar e superar dentro da empresa.
As empresas olham agora para si numa ótica de dentro para fora, ou seja, que tenho eu que me diferencia, quais são os recursos que necessito reter e como os retenho.
É nesta ótica que surge a necessidade de ter uma aplicação capaz de nos facilitar a operacionalização de algumas tarefas, nomeadamente:
- Registar Cadastro completo de colaboradores;
- Verificar as Condições Salarias e Fringe Benefits concedidos (e evolução destas condições por colaborador);
- Dados subjacentes à realização do Pay Roll;
- Análise de Absentismo;
- Registo do Plano de Férias;
- Análise de saldo de Banco de Horas quando exista;
- Estruturar o Plano de Formação (e respetivas avaliações das sessões formativas);
- Registar os processos de Avaliação de Desempenho (registo das avaliações dos colaboradores e chefias);
- Informações adicionais sobre Progressão/Mobilidade Interna (perspetivas pessoais de colaborador e respetiva chefia);
- Registo de processos de Recrutamento interno e externo (notas de entrevistas e eventuais testes realizados).
É aqui que, ter as ferramentas de gestão certas, fazem toda a diferença. Numa época de evolução tecnológica permanente e em que as redes sociais fazem parte do quotidiano da vida profissional e social de cada um de nós, faz todo o sentido, criarmos os ferramentas que nos facilitem a gestão e diminuam o erro humano, ou mesmo tempo que, aproximam os colaboradores das suas chefias e direção.
Uma empresa que tem ao seu dispor um sistema informático onde estejam compilados todos os dados dos seus colaboradores tem uma vantagem competitiva nas suas mãos.
Consegue filtrar uma série de indicadores que lhe permitem alinhar os objetivos da empresa de acordo com os colaboradores que dispõe e terá uma maior possibilidade de promover e reter talentos.
Se a isto juntarmos, a possibilidade de criar mecanismos onde o próprio colaborador insira alterações referentes aos seus elementos, ainda mais eficaz será o processo de gestão. Solicitação de dias férias, dias de ausência, pedidos de declarações várias, visualização de recibos de vencimento e solicitação de esclarecimentos diversos, são alguns dos exemplos de tarefas que podem ser delegadas aos colaboradores, se também estes tiverem acesso a uma plataforma ‘self-service’ de fácil utilização, acessível a qualquer hora e em qualquer ponto onde se encontrem.
Respondendo às questões iniciais, sim, chegámos à era em que informatizar está sempre a par e passo com as boas práticas de gestão.