Cómo evitar desviaciones presupuestarias en la transformación digital
Muchas organizaciones todavía consideran que los presupuestos altos u obsoletos son las mayores amenazas para el éxito en los proyectos a la hora de implementar un software de gestión o para iniciar una transformación digital. La pregunta principal que nos hacemos es como evitar esos excesos.
Antes de nada, vamos a empezar a afrontar la realidad; la mayoría de las organizaciones no tienen experiencia cuando se trata de realizar un presupuesto para el éxito de un proyecto ya que solamente modernizan o reemplazan las soluciones cada 8 a 10 años. Esto hace que sea aún más importante preparar muy bien la planificación de su presupuesto.
Por esta razón vamos a analizar en este artículo las causas que pueden llevar a la alteración de dichos presupuestos y, por supuesto, qué puedes hacer para evitarlo o solucionarlo.
Principales causas del sobrecoste presupuestario:
Presupuestos incompletos
Asegurar de que el presupuesto esté completo y que contenga suficientes datos para lograr el éxito es probablemente la causa más sencilla que se pueda controlar. La jerarquía que a menudo más se subestima es: la experiencia del usuario final y la gestión de cambios organizacionales.
¡Es realmente difícil gastar demasiado en esta gestión de cambios!
La parte más importante de su preparación debe tener lugar antes de que los consultores de su implementación ingresen al edificio. Para una gestión presupuestaria eficaz, es fundamental que se sepa lo que se quiere lograr y cómo quieres hacerlo antes de empezar a funcionar.
Debemos tener en cuenta que comenzar con una preparación interna adecuada a tiempo es crucial para controlar los presupuestos financieros.
Subestimar la cantidad de trabajo también es una causa del sobrecoste presupuestario ya que en el momento de las negociaciones, todo el foco está en el nuevo proyecto, y, por ese motivo, todos están muy involucrados y entusiasmados con ello. Desafortunadamente, cuando da comienzo el proyecto, aparecen otras prioridades en el radar: ganar a ese nuevo cliente, una reorganización no planificada, personal clave que se enferma o abandona la empresa…
Si no damos el enfoque adecuado, eventualmente os veréis obligados a subcontratar una mayor parte del trabajo a algún socio de implementación.
Una última causa importante de sobrecoste presupuestario es la complejidad añadida durante el proceso de implementación. Muchas organizaciones carecen de la disciplina necesaria para ceñirse a la funcionalidad acordada y la cantidad de cambios definidos antes del inicio. En ocasiones, resulta tentador ceder a los servicios adicionales de la organización, pero, ¡esto es un motivo por el que arruinará sus presupuestos financieros, sus presupuestos de “tiempo” y la motivación de todo su equipo! Por lo tanto, es mejor evitar la complejidad añadida. La manera más ideal para ello, es incluir las mejores ideas a la llamada “lista de optimización” y usar ese documento para definir todos los procesos de implementación e ir determinando el paso 2 una vez que se haya terminado el paso 1. Esto es una excelente solución para administrar y controlar la complejidad del proceso de implementación de manera que podremos ceñirnos a un presupuesto financiero más preciso.
¿Cómo podemos afrontar éstas desviaciones presupuestarias o qué debemos hacer para evitarlas?
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