Muitas organizações ainda veem os estouros de orçamento, tanto em tempo quanto em dinheiro, como as maiores ameaças ao sucesso de seus projetos de software empresarial ou iniciativas de transformação digital. Uma questão interessante e valiosa é como você pode evitar esses excessos. Neste artigo analisamos os motivos que podem levar a derrapagens de custos no orçamento financeiro e, claro, o que você pode fazer para evitá-lo.
Vamos começar a encarar a realidade; a maioria das organizações é inexperiente quando se trata de orçamentos para o sucesso do projeto e isso, obviamente, faz sentido simplesmente porque eles modernizam ou substituem soluções apenas a cada 8-10 anos. Essa observação torna ainda mais importante preparar muito bem o seu planejamento orçamentário.
Aqui estão 5 principais causas de estouro do orçamento:
- Orçamentos incompletos
Esta é provavelmente a causa mais simples que você pode controlar. Verifique se o orçamento está completo e contém largura de banda suficiente para ser bem-sucedido. As categorias que são frequentemente subestimadas nos dias de hoje estão no domínio do Treinamento do Usuário Final e do Gerenciamento de Mudanças Organizacionais. É realmente difícil gastar muito em gerenciamento de mudanças!
- Fase de preparação ruim
A parte mais importante de sua preparação deve ocorrer antes de seus consultores de implementação favoritos entrarem no prédio. Para um orçamento eficaz, é fundamental que você saiba o que deseja realizar e como deseja fazê-lo antes que o medidor entre em operação. Iniciar a preparação interna adequada a tempo é crucial para manter seus orçamentos financeiros sob controle.
- Subestime a complexidade
Muitas organizações subestimam a complexidade da implementação de novos softwares de negócios. Eles ainda acreditam que é um projeto técnico, ignorando o fato de que uma nova solução obriga a equipe a trabalhar, pensar e agir de forma completamente diferente.
- Subestimar a quantidade de trabalho
O mesmo conta para a quantidade de trabalho. No momento das negociações, todo o foco está no novo projeto. Todos estão muito envolvidos e muito animados. Infelizmente, assim que o projeto começa, outras prioridades aparecem no radar. Conquiste esse grande novo cliente. Uma reorganização não planejada. Pessoal-chave que adoece ou deixa a empresa. Sem a abordagem adequada, você acabará sendo forçado a terceirizar mais trabalho para seu parceiro de implementação. Exceder o orçamento financeiro é então uma consequência lógica.
- Nunca pare de adicionar complexidade
Uma das principais causas finais do excesso de orçamento é a complexidade adicional durante o processo de implementação. Muitas organizações não têm disciplina para manter a funcionalidade acordada e o número de mudanças definidas antes do início. Claro, é tentador ceder aos desejos extras da organização. Mas isso vai atrapalhar seus orçamentos financeiros, seus orçamentos de tempo e a motivação de suas equipes! Portanto, é sempre melhor evitar a complexidade (extra). Adicione todas as boas ideias a uma chamada “lista de otimização” e use esse documento para definir a etapa 2 do processo de implementação assim que a etapa 1 for concluída. Essa é uma ótima maneira de gerenciar e controlar a complexidade e manter sua meta. despesas.
