A Hertz Aluguer de Automóveis nasceu em 1918, pela mão de Walter Jacobs, fundador da empresa. É, nos dias de hoje, a maior empresa de aluguer automóvel pois conta com mais de 10 mil estações pelo mundo e marca presença em 145 países, dos seis continentes.

Em 2019, a Hertz Portugal precisou de otimizar os seus processos internos por forma a conseguir desmaterializar todos os suportes físicos em papel associados ao seu processo de compra. Conversámos com Hugo Sá, diretor de IT da Hertz em Portugal, para percebermos de que forma as soluções da Arquiconsult conseguiram ajudar a empresa a «dar o salto» que precisava. «Fomos ao mercado procurar uma empresa que nos ajudasse neste processo e chegámos ao encontro da Arquiconsult. Apresentaram-nos a solução Purchase Portal, um portal desenvolvido pela Arquiconsult, com integração no ERP, que no nosso caso é o Dynamics NAV da Microsoft», contou o diretor.

O projeto arrancou em meados de novembro de 2019 com previsão de ser terminado em março de 2020, contudo a pandemia de Covid 19 veio alterar os planos inicialmente delineados e levou a que o processo ficasse suspenso. «O período de verão é o nosso pico de atividade de negócio, por isso decidimos deixar passar esse período e no pós-verão arrancámos com o projeto. Conseguimos terminá-lo em outubro de 2020», explicou Hugo Sá.

Hoje em dia o processo está muito mais ágil e rápido. O processo de aprovação circula, as pessoas estão em sítios e edifícios diferentes fisicamente e nem falo na questão do teletrabalho. Em 2019, na nossa organização havia muito pouco teletrabalho, mas tínhamos pessoas deslocalizadas, pois temos uma organização espalhada pelo país, e há workflows de aprovação que impactam várias pessoas, que estão em sítios diferentes. O papel a circular, mesmo que se digitalizasse e se mandasse em PDF, fotocópia, etc, demorava mais tempo. Hoje me dia estando numa plataforma digital, com os dados completamente já sincronizados com o nosso ERP, tudo é mais funcional. Quero dizer com isto que enquanto o papel, tipicamente, não saía da nossa organização – eu não levava faturas para casa para conferir, validar ou aprovar – hoje em dia eu aprovo faturas de compra em qualquer local. Portanto, os processos tornaram-se muito mais ágeis e muito mais rápido o processo de aprovação. Este era o nosso ponto de partida.

Tenho duas visões: a visão do utilizador, pois sou também consumidor desta solução, e a visão global do ponto de vista estratégico e da digitalização de processos e da eliminação de papel, etc. Em termos de organização, estamos bastante satisfeitos. Transformou radicalmente o nosso processo de compras e de validação de faturas. Por exemplo, existem notificações todos os dias aos utilizadores que acabam por fazer acelerar o processo. Por outro lado, podemos aprovar faturas e validar processos em qualquer local, acedendo ao software. Para além disto, passamos a ter algo bastante importante para nós, hoje em dia conseguimos aceder facilmente a faturas de há 6 ou 8 meses, algo que antigamente estava num arquivo, hoje é acessível em qualquer local e por qualquer director, e não somente pela área financeira. Esta agilidade dos processos tornou a empresa muito mais produtiva e eficaz. É um projeto que impacta a organização de forma transversal, já que praticamente todas as áreas são compradoras.
Assim, como principais vantagens posso destacar: a facilidade de acesso à informação, a agilidade nos processos de compra, a versatilidade e ainda destaco a componente ambiental, pois minimizamos a nossa pegada ecológica. Cerca de 35 mil faturas que já foram processadas neste portal, no último ano.

É verdade que começamos com uma solução de BI e os processos sempre correram bem, nunca foram uma fonte de stress para a empresa. Reconheço que todos os interlocutores com quem tenho falado da Arquiconsult, sendo pessoas mais seniores ou não tanto, têm pleno conhecimento do que estão a fazer. Portanto eu tenho confiança no trabalho da Arquiconsult. Os trabalhos que desenvolvemos em conjunto estão muito relacionados com o ERP, que é onde está a nossa informação financeira, seja a parte BI, tem uma análise muito forte à parte financeira, seja esta parte das compras diretamente ligada à ERP. Eu tenho plena confiança em trabalhar com a Arquiconsult no que toca à informação integrada no nosso ERP. Considero que é uma parceria de futuro claramente e, aliás, estamos a trabalhar já em novos projetos.

Informação adicional sobre Purchase Portal, aqui!