É na fase de preparação que se estabelecem as bases para o sucesso do projeto
Nos mercados atuais, não há muitas organizações que possam permitir que sua próxima implementação de ERP/CRM ou processo de transformação digital falhe. Infelizmente, existe uma ideia preconcebida de que o sucesso de um projeto só começa quando um sistema é apresentado e quando está interligado aos seus fornecedores.
Mas está ciente de que as decisões mais importantes, que determinam o sucesso ou o fracasso do projeto, são tomadas no início da fase de preparação? Então, onde estabelece as bases para o sucesso do seu próximo projeto?
Grandes mudanças ocorreram nos últimos 5 a 10 anos quando falamos de fatores de sucesso ou fracasso nos projetos de implementação de software. Com o tempo, esses fatores mudaram de aspetos puramente técnicos (considere-se: falhas e desempenho do sistema) para aspetos organizacionais, incluindo a vontade e a capacidade de mudar os processos de negócios, a mentalidade e a cultura da empresa. Com esta mudança, faz sentido adotar uma abordagem completamente diferente logo na fase de preparação.
Uma preparação sólida para um projeto organizacional começa muito mais cedo em comparação com os projetos tradicionais, mais voltados para a tecnologia. E devido à natureza dos projetos atuais, há uma necessidade urgente de incluir diferentes papéis no projeto se o sucesso for o objetivo a atingir. Idealmente, os princípios e as condições prévias para o projeto já estão determinados antes do contato com os seus fornecedores.
Aqui estão algumas perguntas importantes que, idealmente, são respondidas na sua fase de preparação:
- Quais são os objetivos estratégicos que queremos alcançar com esta iniciativa?
- Como podemos definir estes objetivos num formato atrativo para que todos os colaboradores os possam compreender?
- Como podemos assegurar o envolvimento ativo de toda a equipa de gestão?
- Quem é o patrocinador ativo e competente, que será responsável tanto pelo sucesso como pelo (não previsto) fracasso?
- Este projeto ocupará 100% de foco ou haverá mais projetos em execução ao mesmo tempo?
- Estamos a adaptar um novo software à forma como trabalhamos ou estamos abertos a mudar os nossos processos de negócio para as melhores práticas?
- Estamos a optar por uma abordagem ‘big-bang’ ou ‘baby steps’ é uma abordagem melhor?
- Onde estão os maiores riscos de fracasso e como podemos limitá-los ou mesmo eliminá-los?
- Como podemos motivar as nossas equipas a partilhar as suas ideias com a equipa do projeto?
- Como podemos usar a comunicação para envolver toda a empresa numa fase inicial?
É claro que é de importância crucial compartilhar as respostas a estas perguntas com toda a organização. Uma vantagem adicional desta abordagem é ser capaz de informar os seus potenciais fornecedores e parceiros de forma mais eficazes de atingir os resultados.
A preparação é sempre noventa por cento do resultado final. Portanto, há uma boa hipótese desta nova abordagem contribuir para melhores resultados no projeto.
