Implementar uma nova solução de software na sua organização é uma tarefa difícil. Nada de novo aqui. Para alcançar o sucesso, muitas condições prévias devem ser satisfeitas. E, em qualquer uma dessas condições, o projeto pode facilmente sair pela culatra. No entanto, muitos mal-entendidos e conflitos sobre a implementação de sistemas ERP/CRM podem ser rastreados até a falta de clareza sobre a divisão de tarefas. A simples pergunta: quem faz o quê? Miraculosamente, tanto os compradores como os vendedores persistem frequentemente em não criar esta clareza a tempo. Com todas as consequências associadas.
Um projeto de implementação implica várias categorias de custos, tais como licenças, manutenção, vários serviços e hardware. Com a introdução do modelo de Cloud, tornou-se cada vez mais fácil determinar os custos das licenças e da manutenção. Isto também se aplica à infraestruturas e ao hardware onde, afinal de contas, um elevado grau de normalização ocorreu.
Isso só deixa os serviços. Um ponto crucial aqui é que cada interessado tem o seu próprio conjunto de expectativas no que diz respeito a este aspeto. Como cliente, é frequente comparar as propostas com aquilo a que estava habituado com os seus fornecedores anteriores. E o seu vendedor utiliza a sua própria abordagem habitual como quadro de referência. E a partir deste quadro de referência, eles compõem a sua cotação. Desta forma, faltam pontos uns aos outros!
Para cada implementação, existem atividades que podem ser delegadas quer ao fornecedor quer ao cliente. Tais como a elaboração de um conjunto de instruções de trabalho e a formação dos users. É claro que o seu fornecedor pode fazer isto por si. Mas os seus key-users, bem formados, também podem desempenhar esta tarefa de forma exemplar! A este respeito, é importante determinar o que se pretende numa fase inicial. Tem tempo e capacidade para realizar este tipo de tarefas por si próprio? Os seus empregados têm afinidade suficiente para este tipo de tarefas? Ou prefere concentrar-se nas suas tarefas principais e subcontratar esses trabalhos?
Muitos comerciais descrevem a divisão de tarefas no seu plano de projeto. Mas, com demasiada frequência, isto só é escrito depois de o contrato ter sido assinado e os orçamentos já terem sido determinados. O desafio tanto para o comercial como para o cliente é abordar a divisão de tarefas antes de os orçamentos serem determinados e antes da criação de expectativas. E isto certamente não serve apenas o interesse do fornecedor.
Aconselhamo-lo, portanto, a pedir clareza de ações logo na fase preliminar. E não aceitar mais citações em que falte o capítulo “divisão de tarefas”. Desta forma, está a lançar as bases para um procedimento suave durante a sua próxima implementação do ERP/CRM
