A IMPORTÂNCIA DO KICK-OFF NUM PROJETO

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A IMPORTÂNCIA DO KICK-OFF NUM PROJETO

Um kick-off para a implementação de um novo software ERP/CRM ou para iniciativas de transformação digital é fundamental para alcançar o sucesso do projeto. Afinal o impacto de um novo software nos processos empresariais, no mindset dos colaboradores e no seu comportamento é enorme. Então, porquê limitar a reunião de kick-off deste projeto apenas ao departamento de TI e a alguns utilizadores chave? E porquê falar apenas de funcionalidades e planeamento nessa reunião? E, muito importante: quem na organização está a acolher este arranque enquanto promotor do projeto? Claramente, um bom arranque de projeto tem um custo. Mas realizar um mau arranque pode ter um custo muito mais elevado.

Acontece frequentemente. E começa com rumores, nas pausas para café, sobre um projeto secreto a surgir. Profissionais desconhecidos, vestidos de fato, entram e saem do edifício. Alguns dos colegas mais inteligentes são afastados das suas funções para contribuir para este ‘projeto X’. E os restantes têm de trabalhar muito mais de repente por causa disso. O que é que se passa?

Se as equipas não compreenderem o objetivo quando se lança uma nova solução tecnológica, então o tempo, a energia e o dinheiro investidos na sua implementação não compensarão. Por isso, é de crucial importância dedicar tanto tempo para mudar a gestão como os aspetos técnicos da sua implementação ou atualização. Se não o conseguir fazer, experimentará baixos níveis de adesão e um fraco envolvimento geral por parte dos colaboradores.

Como a tecnologia afeta o dia de alguém é o que mais importa. Se conseguir enfrentar o receio que os colaboradores têm, conseguirá a sua adesão mais rapidamente. Um membro da equipa pode ter tido uma má experiência numa implementação. Ou pode apenas ter entendido mal o que está para vir. Dar-lhes a oportunidade de fazer perguntas ajuda a eliminar a tensão e cria envolvimento.

Projetos bem-sucedidos são sempre facilitados por um forte promotor. Esta pessoa deve fazer a abertura da sessão de lançamento, tornar clara a importância estratégica e proporcionar clareza sobre o comportamento e o pensamento desejados. É claro que é necessário que este esteja presente. Como perceber a comunicação não verbal da audiência se estiver ausente “por causa de algo mais importante?”

A transparência ajuda a criar confiança. E a confiança é uma parte crítica de um esforço bem-sucedido de gestão da mudança. Portanto, se iniciar a sua próxima implementação ou atualização de software com um Kick-off profissional, ganha a cooperação das suas equipas e assim aumentar as hipóteses de sucesso do projeto.