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UM NOVO SOFTWARE: QUANDO É QUE OPERA COM SUCESSO?

Nos mercados altamente competitivos de hoje, os softwares que funcionam bem fazem cada vez mais a diferença entre clientes felizes e infelizes. Entre o lucro e a perda. E eventualmente mesmo entre o sucesso e o fracasso. Durante o processo de implementação, a transição do seu sistema antigo para a sua nova solução ERP/CRM é uma fase crítica. Na prática, contudo, esta transição nem sempre recebe a atenção que merece. Escusado será dizer que o fracasso pode acontecer.

Normalmente, a data de “cortar o cordão” é definida no início do processo. Muitas vezes muito antes do início da implementação. Ou mesmo antes de feita a escolha final da solução e do parceiro. Mas como podemos saber tão cedo se a sua organização estará pronta? E quais são os requisitos de tempo de processamento da sua solução selecionada? Não é raro que os egos dos gestores se interponham no caminho. Afinal de contas, alguém que fez lobby para um determinado ‘go-live’ não quer sofrer uma eventual mudança de datas. Mas o que é realmente importante nesta situação?

Recentemente, uma grande companhia de seguros de saúde foi notícia nacional. A entrada em produtivo de um novo software causou uma série de problemas. Como consequência direta para os segurados os seus reembolsos foram atrasados. O período habitual de cinco dias úteis – o ponto de venda diferenciados da empresa – é agora de três meses! Esqueça a vantagem competitiva que tinha acabou de ser amputada. Já para não falar da satisfação do cliente. E o final do ano trouxe muitas apólices canceladas de clientes zangados e insatisfeitos. Estúpido, não lhe parece? Ao contrário!

Eis algumas coisas a considerar se, se preocupa com o sucesso do ‘go-live’ do seu projeto:

  • Partilhe internamente a versão preliminar do planeamento, peça feedback e ouça atentamente
  • Pergunte aos clientes existentes sobre os desafios e problemas em torno do seu ‘go live’ e como resolveram isso
  • Limite o âmbito do projeto;
  • Divida o projeto em vários subprojectos de menor dimensão;
  • Concentre-se na funcionalidade que já utiliza no seu sistema atual. E guarde novas funcionalidades para uma fase posterior.

 

Em resumo: é melhor ser supercrítico de todas as armadilhas possíveis antes de ir coexistir com o seu novo software! Teste internamente o conhecimento da solução recentemente adquirida. Verifique, especialmente, todos os processos empresariais alterados. Teste os ficheiros convertidos. E peça a um terceiro para efetuar uma análise geral de risco. Será que ainda não existe algo que não está acautelado? Então, continue com o seu sistema existente. Afinal, não quer deitar por água abaixo o seu projeto, certo?